YÖK formatlı özgeçmiş nedir, nasıl hazırlanır?

Üniversitelerin öğretim üyesi, öğretim görevlisi ve araştırma görevlisi ilanlarında başvuru belgeleri arasında genellikle bir özgeçmiş de istenir. İlan metninde bu belge iki farklı adla geçer: “YÖK formatında özgeçmiş” ve “YÖKSİS formatlı özgeçmiş”. İkisi aynı şey değil ve yanlış belgeyi yüklemek başvurunun eksik sayılmasına yol açabilir.

Kurumların ilanları birbirinden farklı olabilir. Hangi belgenin, hangi biçimde istendiğini her zaman başvurduğun ilanın metni belirler.

İki ayrı belge

	YÖKSİS formatlı özgeçmiş	YÖK formatında özgeçmiş
Nedir?	Yükseköğretim Bilgi Sistemi’ne (YÖKSİS) girdiğin bilgilerden oluşan özgeçmiş	Üniversitelerin Word ya da PDF olarak yayımladığı, numaralı başlıklardan oluşan özgeçmiş şablonu
Nerede hazırlanır?	yoksis.yok.gov.tr	Kendi bilgisayarında, kurumun şablonunu doldurarak
İlanda nasıl geçer?	“YÖKSİS formatlı özgeçmiş”, “YÖKSİS çıkışlı özgeçmiş”	“YÖK formatında özgeçmiş”, “YÖK formatlı özgeçmiş”

Örneğin Ondokuz Mayıs Üniversitesi’nin öğretim üyesi kadrolarına başvuru belgeleri listesinde her kadro için “YÖKSİS formatlı özgeçmiş” istenir ve formların, özgeçmişin bilgisayarda doldurulup imzalanarak PDF olarak sisteme yüklenmesi gerektiği yazar (belge listesi). Başka üniversiteler ise kendi “YÖK formatında özgeçmiş” şablonlarını yayımlar; İstanbul Medipol Üniversitesi ve Kadir Has Üniversitesi bunlara örnek.

İlanda hangisinin istendiği açık değilse tahmin etme: ilanı veren üniversitenin personel daire başkanlığına sor. Başvuru süreleri çoğu zaman 15 gün gibi kısa olduğu için bunu ilk gün yap.

YÖKSİS’te özgeçmiş nasıl doldurulur?

Atatürk Üniversitesi’nin YÖKSİS özgeçmiş kılavuzunda adımlar şöyle anlatılıyor (kılavuz):

1. yoksis.yok.gov.tr adresine e-Devlet şifrenle ya da YÖKSİS’e tanımlanırken e-posta adresine gelen şifreyle gir.
2. Personel İşlemleri → Özgeçmiş İşlemleri → Özgeçmiş Oluşturma ekranını aç. Bu yol YÖK Akademik’in sık sorulan sorularında da aynı biçimde geçiyor.
3. Özgeçmişini başvuruya esas olacak şekilde eksiksiz doldur: öğrenim bilgileri, akademik unvanlar, yönetilen tezler, yayınlar, projeler, görevler, dersler.

YÖKSİS’te kullanıcı olarak tanımlı değilsen (örneğin hiç üniversitede çalışmadıysan) önce bir üniversitenin seni YÖKSİS’e eklemesi ve sana akademisyen rolü vermesi gerekir. Daha önce YÖK numarası almamış yabancı uyruklu araştırmacılara YÖK numarasını başvurdukları üniversitenin personel daire başkanlığı verir. Bu adımlar için başvurduğun üniversitenin personel birimiyle iletişime geç.

YÖKSİS’e girdiğin bilgilerin bir kısmı YÖK Akademik Arama sayfasında herkese açık görünür. Başvurudan önce kendi profilini açıp yayınlarının ve görevlerinin güncel olduğunu kontrol et.

YÖKSİS’ten özgeçmiş çıktısı nasıl alınır?

Sinop Üniversitesi Bilgi İşlem’in YÖKSİS özgeçmiş indirme yönergesine göre adımlar şöyle:

1. YÖKSİS’e gir ve Personel İşlemleri → Özgeçmiş İşlemleri → Özgeçmiş Çıktı seçeneğini aç.
2. “Özgeçmişinizi hangi formatta görmek istiyorsunuz?” sorusunda Word’ü seç ve Göster’e bas.
3. Özgeçmiş bilgisayarına Ozgecmis.docx adıyla iner.

Çıktı, YÖKSİS’e girdiğin bilgilerden oluşur. Bir eksik görürsen Word dosyasında düzeltme; önce Özgeçmiş Oluşturma ekranında bilgiyi güncelle, sonra çıktıyı yeniden al. Böylece YÖKSİS’teki kayıt ile yüklediğin belge aynı kalır.

İlan PDF istiyorsa inen Word dosyasını açıp “PDF olarak kaydet” ile dönüştür. İmza gerekiyorsa ilanın istediği biçimde imzala: bazı ilanlar imzalı PDF ister, bazıları ıslak imzalı çıktı. Yönerge 2019 tarihli, menü adları zamanla değişebilir; ekranda bu adları göremezsen başvurduğun üniversitenin personel birimine sor.

YÖK formatında özgeçmiş: 12 başlık

Üniversitelerin yayımladığı şablonlar küçük farklarla aynı başlıkları kullanır. Medipol ve Kadir Has şablonlarındaki sıra şöyle:

1. Adı Soyadı
2. Doğum Tarihi
3. Unvanı
4. Öğrenim Durumu: Lisans, yüksek lisans ve doktora için derece, alan, üniversite ve yıl tablosu. Bazı şablonlarda telefon, e-posta ve yabancı dil sınavı (tür, puan, yıl) da bu başlığın altında.
5. Akademik Unvanlar: Dr. Öğretim Üyesi, doçentlik ve profesörlük tarihleri; doçentlik alanı.
6. Yönetilen Yüksek Lisans ve Doktora Tezleri
7. Yayınlar, yedi alt başlıkla:
   1. Uluslararası hakemli dergilerde yayınlanan makaleler (SCI, SSCI, Arts and Humanities)
   2. Uluslararası diğer hakemli dergilerde yayınlanan makaleler
   3. Uluslararası bilimsel toplantılarda sunulan ve bildiri kitabında basılan bildiriler
   4. Yazılan uluslararası kitaplar veya kitaplarda bölümler
   5. Ulusal hakemli dergilerde yayınlanan makaleler
   6. Ulusal bilimsel toplantılarda sunulan ve bildiri kitabında basılan bildiriler
   7. Diğer yayınlar
8. Projeler
9. İdari Görevler
10. Bilimsel ve Mesleki Kuruluşlara Üyelikler
11. Ödüller
12. Son iki yılda verdiğin lisans ve lisansüstü dersler: akademik yıl, dönem, dersin adı, haftalık teorik ve uygulama saati, öğrenci sayısı.

Medipol şablonu, belgenin sonunda “Yukarıdaki bilgilerin tarafıma ait ve güncel olduğunu bildiririm” cümlesi, ad soyad, tarih ve imza ister.

Doldururken dikkat edilecekler

• Kurumun kendi şablonunu kullan. Başlıklar benzese de numaralar ve alt başlıklar kurumdan kuruma değişebilir. İlan bir şablon veriyorsa başka bir üniversitenin şablonunu yükleme.
• Yayınları doğru alt başlığa koy. Bir makaleyi dizin kapsamını kontrol etmeden “SCI, SSCI, Arts and Humanities” başlığına yazma; jüri bunu kontrol eder. Emin olmadığın dergiyi bir üst kategoriye koymak yerine dizinden doğrula.
• Kaynak gösterimini tutarlı yap. Tüm yayınlarda aynı sıra: yazarlar, yıl, başlık, dergi, cilt, sayı, sayfalar ve varsa DOI. Kendi adını her yayında aynı biçimde yaz (örneğin hep “Kaya, E.”).
• YÖKSİS ile aynı bilgileri ver. Hem şablon hem YÖKSİS özgeçmişi isteniyorsa ikisindeki tarihler, unvanlar ve yayın sayıları birbirini tutmalı. Tutarsızlık değerlendirmede soru doğurur.
• Boş başlığı silme. Henüz tez yönetmediysen ya da proje yürütmediysen başlığı bırak ve “Yok” yaz; şablonun yapısını bozma.
• Biçimi koru. Word şablonundaki tabloları ve numaraları değiştirme. İlan PDF istiyorsa Word’de doldurup “PDF olarak kaydet” ile dönüştür, imza gerekiyorsa imzalı hali yükle.
• Taranmış belgeyi kontrol et. İmzalı çıktıyı tarayarak yüklüyorsan sayfaların düz, okunur ve doğru sırada olduğuna bak.
• Dosyayı adlandır. “Ad-Soyad-YOK-Ozgecmis.pdf” gibi bir ad, başvuru dosyasında belgenin kolay bulunmasını sağlar.

Yayın listesinde sık görülen bir sorun eksik künye. Jüri bir yayını dergisi, cilt ve sayfalarıyla doğrulayabilmeli:

Zayıf: Kaya E., Yılmaz A. Kıyı kumullarında bitki örtüsü. Ekoloji Dergisi, 2024.

Güçlü: Kaya, E., Yılmaz, A. (2024). Kıyı kumullarında bitki örtüsünün mevsimsel değişimi. Örnek Ekoloji Dergisi, 12(3), 145–160. https://doi.org/10.xxxx/xxxxx

Örnekteki yazarlar, makale ve dergi hayali. Kurumun şablonu ya da ilan belirli bir kaynak gösterme biçimi istiyorsa ona uy; istemiyorsa alanında yaygın olan biçimi seç ve tüm listede aynı biçimi kullan.

Araştırma görevlisi ve öğretim görevlisi adayları

Araştırma görevlisi ya da öğretim görevlisi ilanlarına başvuran yeni mezunların çoğunda akademik unvan, yönetilen tez ya da ders bilgisi olmaz. Bu durumda şablonu yine eksiksiz doldur:

• Öğrenim Durumu tablosuna lisans ve varsa devam eden yüksek lisans programını yaz; mezuniyet yılı yerine “devam ediyor” de.
• Yüksek lisans tezin varsa başlığını ve danışmanını ekle.
• Yayın, bildiri ya da proje deneyimin varsa ilgili alt başlıklara yaz; yoksa “Yok” yaz.
• Yabancı dil puanını (YDS, YÖKDİL ya da ilanın kabul ettiği sınav) sınav türü, puan ve yılıyla birlikte ver; ilanlar bunu çoğunlukla ayrıca belgeyle de ister.

Yüksek lisansı devam eden bir araştırma görevlisi adayının Öğrenim Durumu tablosu şöyle görünebilir:

Derece	Alan	Üniversite	Yıl
Lisans	Moleküler Biyoloji ve Genetik	(üniversitenin adı)	2025
Yüksek Lisans	Moleküler Biyoloji ve Genetik	(üniversitenin adı)	Devam ediyor

Akademik Unvanlar, Yönetilen Tezler ve Verilen Dersler başlıklarının altına “Yok” yazıp şablonu olduğu gibi bırak. Makalen yoksa ama bir kongrede sunduğun bildiri bildiri kitabında basıldıysa, onu ilgili bildiri alt başlığına yaz.

Akademi dışı başvurular

YÖK formatı yalnızca akademik başvurular içindir. Özel sektörde ya da kamudaki akademik olmayan bir işe başvururken numaralı başlıklar ve uzun yayın listesi işine yaramaz; bir iki sayfalık, iş odaklı bir CV hazırla. Nasıl yapılacağını CV nasıl hazırlanır rehberinde, akademiden başka bir alana geçerken nelerin öne çıkacağını kariyer değişikliği CV’si rehberinde anlattık.

AlderCV iş başvuruları için tasarlandı; YÖK formatındaki numaralı form yapısını birebir üretmez. Akademik başvuruda kurumun şablonunu ya da YÖKSİS özgeçmişini kullan, akademi dışındaki başvurular için AlderCV’yi.

Sık sorulan sorular

YÖK formatlı özgeçmiş ile normal CV arasındaki fark ne?

YÖK formatı akademik bir dökümdür: unvanlar, tezler, yayınlar, projeler ve verilen dersler numaralı başlıklarla, eksiksiz listelenir; uzunluğu sınırlı değildir. Normal bir CV ise bir iki sayfada, başvurulan işe en çok yarayan bilgileri öne çıkarır. CV’nin ne olduğunu CV nedir rehberinde anlattık.

YÖK formatlı özgeçmiş Word mü olmalı, PDF mi?

İlanın istediği biçimde. Ondokuz Mayıs Üniversitesi gibi bazı kurumlar doldurulmuş ve imzalanmış PDF ister; şablonu Word olarak verip çıktı isteyenler de var. İlan biçim belirtmiyorsa imzalı PDF en güvenli seçimdir.

Özgeçmişi imzalamam gerekir mi?

Çoğu şablonun sonunda bilgilerin doğruluğunu beyan eden bir cümle ve imza alanı vardır. İlan ya da şablon imza istiyorsa imzasız belge yükleme.

Doçentlik başvurusunda da bu özgeçmiş mi kullanılır?

Doçentlik başvurusu Üniversitelerarası Kurul’un (ÜAK) kendi başvuru sistemi üzerinden yapılır ve orada istenen bilgileri o sisteme girersin. Doçent ya da profesör kadrosu için bir üniversitenin ilanına başvururken ise o ilanın istediği özgeçmişi yüklersin.